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质量管理信息系统的应用探索
(2018年10月11日)

质量管理信息系统的应用探索

蒯学峰兰天刘俊清

(江南阀门有限公司,浙江 温州 325013)

摘要介绍核电军工阀门制造过程中质量管理信息系统的应用探索。重点阐述质量管理信息系统的特点及建设。

关键词质量管理信息系统核电军工阀门质量管理

一概述

阀门制造企业通过看板式管理实现可视化揭示问题,而产品质量评价受人为因素影响较大,存在着质量信息采集困难、记录收集效率低以及质量决策与分析信息不全等问题,责任方易从局部利益出发掩盖、隐瞒,且纸质记录常被束之高阁,加工过程质量检验信息不易收集统计,导致质量数据统计和分析难度很大,想要全面揭示问题则更是难上加难。此外,还存在质量经验反馈方面信息不对称,信息传递不到位、传递滞后的管理瓶颈,导致同样问题重复发生;各控制节点的信息有很多重复输入;绩效考评量化难度很大等问题。公司密切结合质量管理体系实际情况,以实现核电军工阀门设计制造全过程控制为目标,利用现代信息技术,开发了质量管理信息系统平台,将复杂的信息转变为可以度量的数据,对质量工作流程节点进行在线控制管理和定量评价,实现了对质量检验全过程的信息化管理,突破了上述质量管理瓶颈。

二质量管理信息系统的特点

质量管理信息系统通过规范、优化流程,支持提高核电军工阀门项目质量管理效率,取得了广泛的认同和良好的使用效果。

  1. 规范运作,提高效率

系统的各类质量管理流程是根据核电军工阀门项目级别和文件质量保证级别定制的。按照既定的流程、规范化分级管理,通过系统设定的判断、锁定和提醒功能,避免了不遵守规定控制流程的情况,大大减少了由于人员误操作导致的不符合。质量记录信息多取自计划,流程控制节点的相关人员,只需填写与文件直接相关的信息,避免了编制过程中表单版本使用错误、文件信息打印错误等导致的不符合和返工,节约了检验人员用于质量记录的大量时间。文件在各部门间流转时,有系统自动生成质量管理台账,部门文员、项目文控工程师不必再重新登记电子管理台账,减少了人力投入。此外文件会签的在线流转支持并行推送信息,使得多部门会签时纸质版文件串联流转影响会签进度的问题得到缓解,避免了文件流转过程中间可能发生的延误和丢失。

  1. 信息透明,提高沟通效率

系统自动对质量管理信息进行采集,结合“开发查询”、“ 分级授权”和“信息推送”,突破了传统质量信息滞后、不完整、不以获取、不易量化的瓶颈。相关领导和管理人员可以同时了解工作进展,减少了计划管理中统计、协调的工作量,解决了信息延迟问题,同时透明、准确、及时的统计,给各方协调资源,及时调整计划提供了支持和依据。

  1. 在线监督,及时纠正

信息的及时获取,实现了质量监督的动态在线监控,质量管理方和监督方能够在第一时间发现问题,并及时采取相应措施。在线统计功能使质量趋势分析的数据更加准确可靠。应用过程中摸索提炼出的过程质量指数等系列监控指标,成为有效评估产品质量状态的重要基础,提高了监督和实施纠正改进的能力。

  1. 动态统计量化评估

质量管理信息系统自动收集的大量检验数据,根据设定的规则,形成预期图表,进行详细的对比分析。为项目、部门、质量检验人员进行自我评估提供了依据和便捷的方法。项目管理方可据此细化分析各个环节存在的问题;对全公司透明的工作进展图表,客观上又起到了标杆对比的作用,各项目、各部门可以分析部门内不同专业的情况和各工作环节存在的问题;检验和操作人员也可通过量化分析及时发现问题,实施自我改进。

  1. 经验共享,减少返工

在项目质量管理中经验反馈管理非常重要,无论是来自设计、生产、质保、采购还是客户的信息,都是使后续项目避免犯同样错误、提高技术水平的宝贵资料。质量管理信息系统通过收集、评估所收到的质量管理相关经验,把经评估应用于质量改进的信息与相关的文件进行捆绑关联,并推送送给相关项目和相关人员,充分分享过程发现问题、项目信息反馈、外部反馈、独立调查等各项信息,通过系统提醒质保人员对信息逐条确认,避免质保人员遗漏重要信息,提高对经验反馈信息的利用和跟踪管理能力。系统所收集各方面信息,根据设定条件,进行信息针对性推送,节约了质保人员查找相关资料的时间,系统自动提醒与信息有关的质保人员对信息逐条确认,避免不相关信息干扰。同时,避免了对重要信息的遗漏,避免同一错误重复发生,避免大量的变更浪费和出现同样质量问题等后果,提高了质量管理。此外通过经验反馈的案例加强了对青年员工案例培训,强化了质量意识。

三质量管理信息系统的建设

  1. 深化需求分析,全面策划质量管理信息系统功能

为实现质量管理的透明化,公司以质量控制流程为主线,利用IT技术把质量控制信息数字化,把“可视化管理”理念引入质量管理。针对公司质量管理需要的《完工报告》、《竣工文件》和《每月质量统计分析报告》自动生成、质量控制、检验流程管理、检验原始数据记录、设计图纸系统可视化和工艺文件系统可视化等主要功能,结合核电军工阀门项目管理所需的进度管理、经验反馈管理等相关功能,策划诸多子系统和子模块,以质量管理流程为主线,对产品质量进行全过程可视化监督管理。

  1. 确定开发框架

质量管理流程是平台框架的主干,其它相关的业务支持流程根据其与质量管理主流程的相关紧密度,逐级构成平台框架的支撑梁柱,并根据与主流程的相关度确定开发优先级。

  1. 细化工作流程

流程管理是质量管理信息系统的核心,流程中角色识别的准确性、流程逻辑的严密性和流程上各控制节点管控要素识别的充分性是系统开发的关键。流程分析、细化的依据是公司质量管理体系程序和工作流程。在工作流程梳理、分析及细化的过程中,针对不同质保级别项目分别制定了不同的流程和控制节点,并充分考虑了各类项目的共同和差异,最大程度上实现标准化。围绕质量管理主流程识别出质量计划管理流程、外部经验反馈管理子流程、过程经验共享流程、质量监督子流程等子流程,逐一分析确认控制节点工作较色,并识别不同流程节点中的重叠角色,同时确保所有流程涉及到同一管理岗位时的控制节点在系统中角色的一致性。此外,针对流程中不同节点需求要素的分析,充分考虑计划、进度、质量信息的收集、管理跟踪、查询分析、经验分享等多方面的因素,类别尽可能的标准化,还要避免出现死流程等问题。

  1. 根据流程角色构建系统组织机构

根据工作流程控制节点确认的工作角色,构建体统组织机构,在质量管理体系原有角色权限的基础上策划授权体系。根据项目的参与部门,专业以及岗位角色进行管理,并对项目组中岗位角色授权(包括项目经理、质保人员、设计人员、生产人员和采购人员等)采用分层管理的机制,不同层次的项目人员分别由具有不同权限的人员加入到项目中,未参加项目的人员没有项目访问权。

(五)营造改变工作模式的使用环境

系统的使用是一种工作模式的转变,对相关人员的工作习惯产生很大影响,要大家接受并主动使用非常困难。人改造了工作模式,新的工作模式又反过来要求改造人。质量管理信息系统投入使用前需要:(1)全面培训。系统上线前,组织相关人员进行面对面的操作使用培训,使相关人员了解系统的使用方法。简单的操作界面使大部分岗位使用人员直观地看到系统平台使用便捷,可降低使用人员对新工作模式的畏惧情绪。(2)加强宣传。充分展示使用系统可减少相关工作人员记录准备时间、降低记录出错率等方面的优越性,以提高系统支持度。(3)对一些年龄较大的使用人员遇到打字困难等问题,通过提供写字板等辅助工具帮助克服转变工作方式的困难。

(六)有计划地推动系统在实践中的应用

改变工作模式是一个长期过程,系统的开发也会存在一些缺陷需要在通过应用反馈来改进完善。为减少系统应用的阻力,系统推广采用了渐进的推动方式,先在核电军工阀门项目上进行试点,根据运行反馈进行改进完善后,在全公司范围内推广使用。

  1. 重视反馈,及时改进

个性化开发的优点是与公司质量管理体系贴合度高,但开发需求分析难度较大,系统的使用人并不总能清晰地识别自身的需求,或者无法将需求描述准确;前期需求分析时识别的需求与实际需求会存在偏差;条件设定和流程细化的过程中可能有考虑不周密的情况;系统投入使用后用户希望对其反馈的意见快速改进以增加易用性并不断扩展功能。因此需要建立系统技术支持快速响应和改进的机制,通过及时解决问题促进系统平台使用的推动。功能模块在使用需求的推动下,质量管理信息系统持续改进,不断增加和拓展。

四结束语

从某种角度上看质量管理信息系统不仅仅是一种有效的质量管理工具,也是一种员工与员工之间相互交流、相互沟通、相互影响的工具。通过规划、设计、开发质量管理流程,尽可能的使质量管理要求让员工了解和遵守;而质保人员则通过使用系统方式向管理人员和同事传递着产品的质量信息。质保人员在日常的工作中会遇到各种各样的问题和异常情况,有些是当初工作流程分析未考虑到的问题,有些系统开发的错误,一旦发现,需要从系统工具入手进行解决,可避免再次发生,这就要充分发挥一线质保人员的力量,通过制定相关的规定和制度,鼓励员工将自己的发现的问题向管理人员提出,逐步减少质量管理信息系统的盲区和遗漏点,更进一步提高质量控制过程能力。

几年来,公司的质量管理信息系统已通过自身的不断改进和充实,结合ERP的不断拓展,形成了质量管理数据中心,初步实现了核电军工阀门质量全过程控制的“管理规范化、过程透明化、信息数据化、统计自动化和记录无纸化”,并为公司知识库的建设提供了宝贵的基础资料。

参考文献

[1]张公绪.质量工程师手册[M].北京.企业管理出版社.2002.

[2]张维德.机械工业质量管理教程[M].第五版.北京.机械工业出版社.2008.

[3]黄梯云.管理信息系统[M].第四版.北京.高等教育出版社.2008.

作者简介:蒯学峰(1985 - ),男,安徽六安人,机械工程师,从事核电和军工阀门质量保证工作。


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